Toda empresa utiliza mensalmente centenas e milhares de folhas de papel para impressões de documentos. Ao longo dos anos, se acumulam os mais diversos tipos de documentos, demonstrações contábeis, notas fiscais, recibos, atas de reuniões e muitos outros. Porém, não se pode simplesmente jogar os documentos em lixo comum, isso, porque existe o risco de ter dados importantes divulgados.
Uma maneira de saber quais são os documentos que podem ou não ser descartados é através da tabela de temporalidade documental que em resumo determina:
– Os prazos de manutenção dos documentos no arquivo corrente operacional;
– O tempo que eles devem ser transferidos ao arquivo intermediário (estoque);
– E o período em que eles devem ser mantidos neste arquivo intermediário para depois serem descartados.
Abaixo, um exemplo de uma tabela que auxilia no controle e determina o que será destruído ou não:
Existem formas corretas de realizar esse descarte com segurança e responsabilidade. Procure empresas que realizam a emissão de certificados que garantem, legalmente, a destruição completa e definitiva deste tipo de material. A Embapel, comprometida com a segurança dos seus parceiros, garante a confidencialidade no processo de destruição, de maneira ágil, eficiente e segura.
LEMBRE-SE: Se necessário o descarte imediato sem o auxílio de empresas especializadas, jamais descarte documentos diretamente no lixo sem antes torná-los ilegíveis. Evite simplesmente amassá-los ou rasgá-los, utilize um triturador de papel para triturar o documento, após isso, como grande parte dos documentos são feitos à base de papel, destine-os corretamente para a reciclagem.
O descarte e destruição de documentos empresariais, mais que um cuidado com as informações da sua empresa, é um cuidado com o meio ambiente.
