Mesmo no século 21 (e com todos os meios digitais), o papel ainda se faz presente, e muito, em escritórios e empresas. Claro que nada substitui um bom livro impresso ou escrever uma linda carta a mão para a pessoa amada, mas, tirando alguns casos, o papel pode ser SIM substituído por meios digitais.
Porém, entendemos que nem todos podem ter o meio digital como forma de armazenamento. Contratos, processos jurídicos, provas de faculdade, trabalhos escolares, documentos contábeis e muito outros ainda estão deixando a sua impressão no mundo. Mas depois de um tempo, são esquecidos, e deixados na pilha e nas prateleiras do chamado arquivo morto.
📄 O que é Arquivo Morto (definição):
Engana-se quem acha que é tudo que não é usado. A grosso modo são somente documentos em papel, como certidões, comprovantes, formulários, notas fiscais, declaração, fichas de registro e diversos outros. A questão é que cada um desses documentos tem sua importância e, por isso, precisam ser guardados por tempos específicos, dependendo do tipo de documentação.
⏰ Qual o período para descartar?
O Código Civil, Código Tributário Nacional e a Constituição Federal do Brasil trazem artigos que falam sobre a temporalidade dos documentos, e esse tempo é de acordo com a espécie e importância de cada, assim como se é de pessoas físicas ou jurídicas. O tempo em média de armazenamento de documentos é de 5 anos.¹ Alguns precisam ser guardados até 20 anos, como atestados de saúde ocupacional e FGTS. Guia de Recolhimento, por exemplo, o ideal é armazenar por 30 anos. MAS ATENÇÃO, nem tudo tem data de vencimento, livro de inspeção de trabalho, contrato de trabalho, livros e fichas de registros de empregados, por exemplo, devem ser guardados para sempre.²
🗑 Como fazer o descarte?
Bom, agora você já sabe o que deve ou não ser guardado e por quanto tempo, passado esse período o que fazer para liberar espaço? A máquina de trituração é o fim para muitas folhas, porém, o que fazer com os resíduos? Existem várias formas adequadas de fazer o descarte de arquivo morto que protegem as informações da empresa e não agridem o meio ambiente, como a trituração e a incineração. Contudo, não basta apenas triturar e jogar no lixo, até porque muitos documentos são sigilosos, e recorrer à empresas especializadas é imprescindível. Uma forma segura para a instituição e, ainda mais, para o meio ambiente.
♻Saiba como a Embapel auxilia você e a sua empresa:
A Embapel, respeitando normas e considerando a natureza sensível de documentos sigilosos, emite certificados que garantem, legalmente, a destruição completa e definitiva deste tipo de material, e isso, sem causar danos ao ecossistema.
O processo permite a eliminação de grandes volumes de papel de maneira ágil, eficiente e segura, onde, para maior comodidade, oferecemos os serviços de recolhimento (ainda mais nesse momento de pandemia), destruição e envio do material a empresas de reciclagem devidamente preparadas e licenciadas ao manejo de resíduos especiais. Estamos posicionados na cadeira produtiva da reciclagem de maneira que atende as normas da Política Nacional de Resíduos Sólidos – PNRS.
Descarte com segurança a documentação sigilosa ou grande quantidade de documentos ajudando o meio ambiente. Fale conosco pelo (51) 3249.0100, (51)999.685.380 ou embapel@embapel.com.br♻
Fontes:
¹ https://www.guardex.com.br/blog/arquivo-morto-como-organizar/
² https://www.jornalcontabil.com.br/por-que-guardar-seus-documentos-e-por-quanto-tempo/
